Et kjent scenario for mange: Søknaden er sendt, alt er klargjort men så står prosjektet brakk mens saken ligger i kø.
Nå er ventetiden over ved piperehabilitering i Stavanger, som er første kommune ut i Norge med automatisk godkjenning av byggesøknader. Sendes søknaden via eByggesøk Proff med korrekt utfylt egenerklæring, fattes vedtaket automatisk på minutter, uten at den er innom en saksbehandler.
Kort fortalt:
- Hva: kommunalt byggesaksvedtak fattet automatisk, uten at søknaden er innom en saksbehandler
- Hvem: ansvarlig søker som sender søknad via eByggesøk Proff
- Første sakstype: piperehabilitering
- Første kommune: Stavanger kommune
- Behandlingstid: Minutter, mot dager eller uker ved manuell behandling
- Gebyr: Stavanger kommune har foreslått å halvere byggesaksgebyret for saker som godkjennes automatisk
- Forutsetning: alle krav i egenerklæringen er oppfylt
- Neste sakstyper som vurderes: igangsettingstillatelse, midlertidig brukstillatelse og ferdigattest
Hva er automatisk saksbehandling av byggesøknad?
Automatisk saksbehandling betyr at kommunen fatter vedtak basert på det ansvarlig søker selv har erklært i søknaden. Ingen saksbehandler leser saken, og den havner ikke i kø hos saksbehandler. Er alle krav i egenerklæringen oppfylt, går søknaden rett til vedtak.
Det er ikke skjønnsutøvelse satt på autopilot. Automatiseringen bygger på Direktoratet for byggkvalitets digitale regelverk, forvaltet gjennom plattformen Fellestjenester Plan og Bygg (FtPB). Det er regelverket, ikke leverandøren, som avgjør hva som kan godkjennes uten menneskelig vurdering.
Hvor lang tid tar en automatisk byggesøknad?
Det tar kun få minutter. Vedtaket kommer så snart søknaden er validert og oversendt kommunens fagsystem. I søknader om piperehabilitering tar ofte den manuelle vurderingen kort tid i seg selv, men saksbehandlingskø og administrasjon er tidstyvene. Summen av dette gjør at totaltiden fort strekker seg over dager eller uker, mens med automatisk saksbehandling faller ventetiden helt bort.
– Dette er et stort gjennombrudd for hele byggesaks-Norge, men dette er bare det første steget. Ved å starte med standardiserte saker som piperehabilitering, viser vi hva som faktisk er mulig når teknologi og offentlige tjenester spiller på lag. Når vi frigjør ressurser hos kommunene, kan saksbehandlere heller prioritere tiden sin på de mer komplekse byggesakene, sier Leif Arne Brandsæter, administrerende direktør i Norkart.
Hvordan vet du at en automatisk godkjenning er trygg?
Det er den innebygde regelvalideringen som er koblet opp mot FtPB i eByggesøk Proff som gjør umiddelbar godkjenning trygg i praksis. Løsningen guider ansvarlig søker gjennom prosessen og validerer alt mot DiBKs krav før innsending. Oppdager systemet avvik, sendes søknaden ikke tilbake til deg som en feilmelding, men rutes automatisk over til ordinær manuell behandling i kommunen. Enten får søker vedtak på minutter, eller så går søknaden videre til ordinær saksbehandling.
For deg som ansvarlig søker betyr det at kvaliteten på innsendingen avgjør farten. All nødvendig dokumentasjon må være på plass før du sender og til gjengjeld slipper du mangelbrev, purringer og en ny runde i køen.
Hva betyr det i praksis for et foretak?
Første aktør ut til å sende inn en automatisk pipesøknad var Stavanger Varmesenter.
– Kjappere saksbehandling vil gjøre hverdagen vår enklere. Vi slipper å sitte og vente på klarsignal fra kommunen før vi kan sette i gang, sier søknadsansvarlig Kjersti Jansen hos Stavanger Varmesenter.
Det er den praktiske gevinsten: ikke bare kortere behandlingstid på papiret, men at planlegging, bemanning og oppstart ikke lenger står og venter på et vedtak.
Blir byggesaksgebyret lavere?
Stavanger kommune har foreslått å halvere byggesaksgebyret for de automatiske byggesakene som godkjennes, ettersom kommunens manuelle arbeid bortfaller. Forslaget må vedtas før det gjelder. Blir det vedtatt, er dette den første sakstypen i Norge der automatisert innsending gir direkte gebyrreduksjon.
For foretak som sender mange likeartede søknader i året, slår en slik reduksjon inn på hver enkelt sak, i tillegg til tiden som spares.
Hvorfor er dette mulig nå?
Siden 2018 har Direktoratet for byggkvalitet (DiBK) lagt til rette for digitaliseringen av byggesaks-Norge gjennom plattformen Fellestjenester Plan og Bygg. Først kom digitalt nabovarsel. Deretter ble alle søknadstyper mulige å sende digitalt. Automatisk vedtak er neste steg og det første som fjerner et helt ledd i søknadsprosessen.
Det er den offentlige infrastrukturen og DiBKs digitale regelverk, kombinert med fagsystemet i kommunen fra Sikri og eByggesøk Proff fra Norkart, som gjør automatiseringen mulig.
– Det er veldig gøy å nå denne milepælen sammen med DiBK, Sikri og Stavanger kommune. Da vi var første leverandør ute med automatisk samtykke fra Arbeidstilsynet i 2022, så vi hvor mye det forenklet hverdagen til kundene våre. Nå tar vi dette et langt steg videre. Dette er ofte spesialiserte aktører med høyt saksvolum, der oppdragene er ganske like fra sak til sak.
At de nå kan gjenbruke faste data og få unnagjort både søknad og vedtak på 10–15 minutter, vil gi en enorm effektivitetsgevinst i hverdagen deres, sier Andrea Sørdal Wist, produktleder for eByggesøk Proff i Norkart.
Hva blir neste automatiserte tiltak?
Rehabilitering av pipe er den første tiltakstypen som er gjort tilgjengelig for automatisert saksbehandling ved innsending av ettrinnsøknad. DiBK jobber med å se på hvilke andre tiltakstyper som kan skilles ut og spisses mot automatisering. Neste steg i prosjektet er å få automatisert ferdigattesten for de tiltakstypene som gjelder.
Børge Kallesten, seksjonssjef for byggesak i Stavanger kommune, understreker at automatiseringen i første omgang gjelder de mest rutinemessige sakene. Søknader som krever skjønn skal fortsatt behandles av saksbehandlere. Målet er å bruke ressuresene på riktig sted til riktig tid.
Slik kommer du i gang
- Opprett bruker i eByggesøk Proff. Løsningen er for foretak som opptrer som ansvarlig søker.
- Sjekk om kommunen er i drift. Automatisk vedtak krever at kommunen har tatt i bruk løsningen. Stavanger er først ute.
- Velg riktig tiltakstype. Rehabilitering av skorstein/pipe er tiltakstypen som tilgjengeliggjør automatiseringskravene på ettrinnsøknaden.
- Fyll ut ettrinsøknad og egenerklæringen. Alle automatiseringskrav må være oppfylt og en forenklet ettrinnsøknad med gjennomføringsplan fylles ut. Kun situasjonsplan eller tilsvarende som viser hvilket hus og pipe som skal renoveres kreves av vedlegg.
- Send inn. Er alt på plass, har du vedtaket på minutter. Er det avvik, går saken til vanlig behandling.