Fra papir til fleksible løsninger for drift – og internkontrollsystemet

Det gikk mye mailer og telefonsamtaler frem og tilbake i Bjørnafjorden kommune før de fikk en automatisert løsning for drift – og internkontrollsystemet.  

– Vi trengte et system som kunne samle henvendelser og fordele oppgavene, slik at prosessen skulle bli mer effektiv og mindre personavhengig. Når vi ikke drifter selv er jo dette ekstra viktig, da vi er flere personer involvert, forteller Hege Christine Bolstad, rådgiver i Bjørnafjorden kommune.

En hel fjord skiller de to tidligere kommunene Os og Fusa i Vestland fylke. Etter den store kommune sammenslåingen ble de to i 2020 slått sammen til Bjørnafjorden kommune, som i dag er en kommune med om lag 24 000 innbyggere.

– FDV-systemet gjør at vi har et enkelt og ryddig system, i tillegg deles registreringen med de andre med en gang, sier Erik Walden, varabrannsjef i Bjørnafjorden kommune.

Hege Christine Bolstad jobber på teknisk etat og styrer med VA i kommunen.

– Vi har fleire vassverk på begge sider av fjorden, og mine oppgaver består mye av oppfølging av de fleste forhold rundt drikkevannet. Dette innbefatter kontakten opp mot imot Bergen Vann, som drifter VA anleggene, sier Bolstad.

Drift – og internkontroll

Bjørnafjorden samarbeider med Bergen Vann, som drifter VA-anleggene i kommunen, og for dem er FDV-systemet sentralt.
–  Løsningen er et godt hjelpemiddel for kommunikasjon ved bestilling av arbeid. Gjennom funksjonen arbeidsordrer legger vi inn oppgaver som vi ønsker utført inn på kartet som dekker hele kommunen. I tillegg er Bjørnafjorden brann og redningsteam brukere av FDV-systemer i forbindelse med linjegangen. Mannskapene som er på linjegang bruker de forskjellige funksjonene som erlagt inn i FDV-systemet slik at feilene de avdekker på brannkummer og hydranter går til Bergen Vann ved hjelp av FDV, slik at de kan utbedres, fortsetter hun. Bergen Vann bruker også kartfunksjonen for å holde oversikt over arbeidsordrene.

Driften er delt mellom vann og avløp på FDV-systemer, under avløp regnes også overvann.

Saker som omfatter overvann vil også noen ganger komme inn under veidriften. De som drifter veianleggene bruker samme FDV systemer til sine vedlikeholds- og arbeidsoppgaver.

– Vi har nå derfor bedre mulighet til å samhandle på tvers av fagfeltene. Vi brukte mye tid før i personlige e-poster eller muntlige avtaler før vi fikk et FDV-system på plass. Hvis vi skulle ønske oss noen endringer i dagens løsninger er det muligheten til en enklere måte å få lagt inn mer FDV-dokumentasjon på objektene, slik at dette blir lettere tilgjengelig for alle brukerne, mener hun.

Enkelt system for brannvesenet

Erik Walden har jobbet 25 år i Bergen brannvesen, og har siden 2019 vært leder for beredskap og varabrannsjef i Bjørnafjorden kommune. Han er ansvarlig for brannmannskapet, som innbefatter alt fra å lage øvelser til å skaffe utstyr og den daglige driften. Brannmannskapet i kommunen har det som kalles dagkaserning, og er dermed på jobb på dagtid fra 0800-1530, og med hjemmevakt etter det og rykker ut ved behov. Dette er fire vaktlag som består av fem brannmannskaper på hvert vaktlag og et overbefal med dreiende vakt, det vil si at de har vakt en uke i måneden.

– Før vi fikk på plass FDV-systemer for drifts – og internkontroll var det mer sporadisk linjegang der man tok for seg enkelte områder fra år til år. Nå er det mer systematikk over linjegangen. Vi kan enkelt holde kontroll på hvor vi har vært og ikke. Nå blir også samtlige vannkummer merket med skilt over antall stengeventiler og brannventiler som er i kummen. Brannventiler blir i tillegg rengjort og satt en beskyttelseshette over. Hydrantene blir nøye kontrollerte, målt trykk på, som blir notert på innsiden av hydrantdekselet og sjekket at den fungerer og at drenasjen er intakt. Skulle det være noe galt går opplysningene rett til Bergen Vann, sier Walden.

Varabrannsjefen i Bjørnafjorden kommune forteller at de har jevnlige møter med kommunen om fremdrift, og hva de bør ha knyttet til drift og vedlikehold av ledningsnettet. Kommunen bestiller skilt fra brannvesenet som henges opp rundt omkring.

– Digitaliseringen gjør det enklere å dele informasjonen til teamet sammenlignet med tidligere, uten at vi må ringe hverandre. Vi har et ryddig system og registreringen deles med de andre med en gang. Ofte når brannmannskapet er ute på linjegang, deler de seg i to kjøretøy og begynner i hver sin ende av en vei, og jobber seg mot en annen. Dermed blir beredskapen også opprettholdt, og vi får samtidig gjort en viktig, effektiv og god jobb, sier Walden.