Articles

Fra IT-allergi til vellykket digitaliseringsprosjekt

– Jeg har jobbet i Klæbu kommune i over 30 år, som rørlegger og nå har jeg i tillegg ansvaret for VA-kartene i kommunen, sier Bjørn Bollandsås.

Han har vært vant til at alle VA-data ble lagret delvis på papir, og delvis på det han kaller «manns minne».

– Jeg ble nok født på feil side av «Enter-knappen», for jeg ble født i 1957, sier Bollandsås, og forklarer hvor lite IT-kyndig han var før digitaliseringsprosjektet startet. Jeg holdt meg helt unna alt som hadde med IT å gjøre, jeg hadde ikke e-post en gang.

Men noe begynte å irritere han for ti år siden, og det var at kart var unøyaktige, ikke oppdaterte og at informasjon manglet. De begynte å tenke at de trengte digitale kart, og Bollandsås ble satt på oppgaven – noe han gikk med på til tross for sin IT-skrekk.

– Når man har jobbet med VA så lenge, så blir man litt nerd rundt faget sitt. Man vil at kart og informasjon skal være riktige og oppdaterte, sier han.

Det som altså lokket ham med digitaliseringsprosjektet var muligheten til å få helt oppdaterte kart, med all nødvendig informasjon og dokumentasjon.

1672 kummer og 181 kilometer VA-ledninger

Prosessen startet i 2012. Først fikk han opplæring i Norkart sine systemer, og deretter allierte han seg med oppmåler i kommunen, han som håndterer GPS.

– Vi bestemte oss for at vi skulle bruke Norkart sitt system. Og jeg skulle da lede arbeidet med kartlegging og innlegging i kartsystemet. Jeg og oppmåler dro ut til alle kummene, registrerte dem med GPSen, tok bilder av hver enkelt kum, registrerte dimensjoner og så ble det tatt nedmål fra topp lokk og ned til ledningene, forklarer Bollandsås. – Vi startet i 2012, og i desember 2018 hadde vi registrert alt av gamle anlegg, samt nye som har kommet inn. Så nå har vi digital dokumentasjon på 1672 kummer og 181 kilometer med VA-ledninger.

De startet der Klæbu henter vann fra nabokommunen, og så jobbet de seg gjennom hele kommunen, kum for kum. De så på papirkart og snakket med mennesker for å sikre seg informasjonen som var lagret på «manns minne».

Har sluttet å krangle med forsikringsselskap

Klæbu registrer fortløpende driftshendelser på VA kartet. De siste fem årene har de registrert 74 driftshendelser.

– Mange av driftshendelsene er koblet opp mot forsikringsselskap. Etter at vi begynte med digitale kart, hvor vi legger ved all dokumentasjon, har vi ikke fått en eneste klage fra forsikringsselskapene. Det har spart kommunen for mye arbeid og store summer!

Og når vi spør om de kranglet mye med forsikringsselskaper før, svarer Bollandsås at det hendte, men nå var de blitt så gode på dokumentasjon at sakene går igjennom med en gang.

Fordelene i hverdagen

– De som er ute i feltet har i dag med seg en bærbar enhet, VA Felt. Det betyr at de enkelt kan slå opp all informasjonen de trenger. De kan kommunisere med meg som sitter på foran PC på kontoret, og vi ser samme data, sier Bollandsås. – I planlegging, prosjektering og utbygging av nye anlegg bruker vi digitale kart. Da ser vi hvor ledningene ligger, hvilke høyder har vi med å gjøre, og så videre, fortsetter han.

Når vi snakker med Bollandsås, sitter han med anleggsrapporter for nye utbygginger og han forteller også at han drar stor fordel av digitale kart når han driver lekkasjesøk med vannverket.

– Jeg får alle innmålingsdata på VA-anlegg digitalt, basert på VA-normen til Klæbu kommune, og så legger jeg de inn på det digitale kartet sier han. I forbindelse med lekkasjesøk er både VA felt og kartsystemer til uvurderlig hjelp. Vi jobber om natten og stenger av områder. Da har vi folk ute i feltet med VA felt og jeg sitter inne med samme opplysninger på PC, og kan dirigere folk rundt og stenge sluser, forklarer Bollandsås.

Og når noen ringer til kommunen for å få opplysninger om VA-relaterte spørsmål, kan han gi raske og presise svar.

– Det hender noen ringer og spør hvor ledninger og kommer ligger, samt andre henvendelser. Da kan vi gi hurtigere og bedre svar enn hva vi kunne før, fordi jeg raskt kan slå opp på det digitale kartet, forklarer Bollandsås.

Andre kommuner kommer på besøk

Bjørn Bollandsås har fått mange positive tilbakemeldinger, fra både de som jobber med VA og kommuneledelsen i Klæbu. Ryktet har også spredd seg til andre kommuner, som har villet komme å se hvordan Bollandsås og de andre jobber med VA i Klæbu kommune.

– Vi hadde Vågan kommune i Lofoten på hospitering her i fem dager for noen måneder siden. Da viste vi dem hvordan vi jobbet. De var med oss ut i felt, og så på når jeg registrerte på kartet. De fikk også utføre oppgaver og registrere selv, sier Bollandsås.

En slik ordning mener han kan være veldig nyttig, også for andre kommuner. Vågan kommune fikk mye nytte av å se hvordan Klæbu kommune jobbet, og har kunnet spille på deres erfaringer når de nå har startet på sitt eget digitaliseringsprosjekt.

– Når man er på seminar med Norkart, så blir det mye man skal lære seg på en dag. Og selv om Norkart er veldig gode på IT, så er det noe med å faktisk være med «fotfolket» ut i feltet, og se hvordan det fungerer i hverdagen, sier Bollandsås. – Jeg har tenkt å foreslå for dere i Norkart at dere kan sette kommuner i kontakt med hverandre, for å lære på denne måten. Det er hyggelig å lære bort også, sier Bollandsås.

Fornøyd med oppfølging fra Norkart

– Samarbeidet med Norkart har fungert veldig bra. Når jeg ringer for å få oppfølging, føler jeg alltid å bli tatt på alvor, og at de står på for å løse problemene, sier Bollandsås.

Klæbu har vært pilotkommune på flere løsninger innen VA fra Norkart.

– Ja, det er ikke mange som har jobbet så intenst med kart som vi har de siste årene. Jeg har kommet med flere tilbakemeldinger til Norkart rundt hva som fungerer godt og ikke, og vi har god dialog hele veien, sier Bollandsås. – Norkart har vært til uvurderlig hjelp når noe ikke har fungert som ønskelig, de stiller alltid opp, fortsetter han.

Råd til andre kommuner

Det er ikke bare Klæbu kommune som har blitt digitalisert, der er Bjørn Bollandsås også. Han gjennomfører dette intervjuet på Skype, er kommet på sosiale medier og e-post, og jobber på PC.

Når du går av med pensjon om noen år, må det være en stor fordel for din arvtager at alle data ligger lagret digital og ikke på unøyaktige kart og «manns minne» som er mye ditt minne?

– Absolutt, nikker Bollandsås.

Hva er dine råd til andre som vurderer å digitalisere VA anleggene slik Klæbu har gjort?

– Ta kontakt med Norkart
– Ta også kontakt med en annen kommune, som allerede har vært igjennom et digitaliseringsprosjekt, og se hva de gjør.
– Kom i gang snart, for denne digitaliseringen kommer rivende fort
– Allier deg med kommunens oppmåler
– Ikke gru deg, bare tenk at dette får du til; hvis jeg klarer å gjennomføre et vellykket digitaliseringsprosjekt, med mitt utgangspunkt, så kan alle det!

Årets kunde innen KOMTEK deler erfaringer

Ringebu Kommune i Gudbrandsdalen har 4500 fastboende innbyggere, og 4500 hytter, slik at de i perioder er opp mot 20 000 innbyggere.

«Raus, solid og spenstig» er kommunens verdier, «der det er lov å lykkes» er slagordet for kommunen.

– Det er lov å lykkes, og lov å mislykkes, men du skal prøve. Du skal hele tiden strebe etter nye og enklere måter å gjøre ting på. Det er filosofien her i kommunen, sier teknisk sjef i Ringebu Kommune Jostein Gårderløkken.

Med denne filosofien i bunnen startet de i 2012 på et forenklingsprosjekt.

– Målet var å kunne gi bedre service til innbyggerne gjennom å jobbe enklere. Det første vi så på var å rydde opp i systemene våre. Vi ønsket å ha et system for kart, vann- og avløpsledninger, samt et helhetlig avgiftsregister, ikke flere ulike. Norkart ble valgt med Gisline som kartsystem og KOMTEK som avgiftssystem sier Gårderløkken.

– I forsystemet til KOMTEK fra Norkart har vi samlet alle gebyrer fra de ulike områdene i kommunen. Dermed har vi mer effektiv fakturering med færre feil, forklarer Gårderløkken.

Sparer en million kroner og yter bedre service

Ringebu bruker MinEiendom for effektiv dialog med innbygger. Der kan innbygger selv gå inn og se registrerte opplysninger om eiendommen. De kan se hva de må betale i eiendomsskatt, og offentlige avgifter, og dataene som ligger til grunn for beregningene.

– Vi ser at fordi innbyggere og næringsliv kan slå opp og finne opplysningene selv, har vi redusert antall henvendelser til kommunen med 30 prosent. I sum forventer vi at dette vil utgjøre ca 1 million i årlig gevinstuttak ved at det frigjøres mer tid til tjenesteproduksjon, forklarer Gårderløkken.

Det at det er færre henvendelser skal ikke bety dårligere service, heller tvert imot.

– For innbyggerne er det et nødvendig «onde» å måtte komme på kommunehuset eller ringe i sin egen arbeidstid for å få hjelp til private gjøremål. Enkle digitale løsninger gjør at alle våre kunder skal kunne utføre en rekke oppgaver når det passer dem, ikke i vår begrensa åpningstid. Dette gjør oss samtidig i stand til å håndtere de sakene som trenger individuell behandling på en bedre måte enn i dag, sier Gårderløkken.

Hva slags informasjon kan de hente ut i MinEiendom?

Når du går på hjemmesiden til Ringebu kommune finner du MinEiendom inne på Min side. Der kan jeg se at biologisk avfall vil hentes i morgen, mens vanlig søppel tømmes fredag. Jeg kan se når septiktanken min ble tømt sist, og når den tømmes neste gang og jeg kan se når feier kommer. All informasjon som er tilgjengelig fra kommunen vedrørende min bolig, forklarer Gårderløkken.

Mer effektivt feltarbeid

Noen andre som er glade for å ha nødvendig informasjon tilgjengelig på mobil og nettbrett, er de som jobber ute i felt, de som jobber med renovasjon, septik, vann og avløp eller feiing.

– For Vann og avløp har vi VA Felt og FDV system. De som jobber ute i felt kan slå opp informasjon og historikk, gjøre en operasjon for eksempel på et renseanlegg, og notere direkte på mobilen. Dette både effektiviserer og reduserer feilkilder, forklarer Gårderløkken.

Ved å ha all historikk tilgjengelig kan lettere oppdage gjentakende problemer.

– Dersom ulike personer har rettet samme feil flere ganger, får vi et varsel om det, og kan planlegge en større utbedring, forklarer Gårderløkken.

De som jobber med renovasjon, og er ute og tømmer avfall, kan notere avvik på stedet dersom en avfallsbeholder er ødelagt, søppelet er feilsortert osv. Dersom kunden så går inn i MinEiendom kan de se hvorfor avfallet eventuelt ikke er hentet som planlagt. De kan også melde inn avvik selv, og ha digital dialog med kommunen.

På samme måte kan en feier også notere avvik ved et besøk. Innbyggeren kan se rapporten i MinEiendom og se hvordan de kan rette opp i problemet.

Intern endringsprosess

Det å sette i gang og gjennomføre et vellykket digitaliseringsprosjekt krever mer enn et fint slagord og riktige systemer.

– Det handler mye om ledelse, det å ha en bevisst strategi, gi de ansatte tillit til å utforske og gi rom for å prøve og feile. For i endringsprosesser er det ikke slik at alle skritt er gått opp før og har en bruksanvisning, sier Gårderløkken.

Må man belage seg på å møte motstand?

– Mennesker er i utgangspunktet skeptisk til endring, og det må man ta hensyn til. Men det handler mye om å involvere de ansatte og gi de tillit, strukturere prosessene, gi god informasjon, og være tydelig på oppgaver og roller, sier Gårderløkken og fortsetter.

– Vi tror at hvis medarbeiderne forstår hvorfor endringene er påkrevet, så vil de være med å utvikle og forbedre tjenestetilbudet.

Ringebu jobber i dag mye med å måle effektene, og knytte disse opp mot kommunens overordnede mål.

– Dette er en kontinuerlig prosess, og vi er ikke ferdige. Men vi har med oss de ansatte, og det er helt avgjørende for oss, sier Gårderløkken.

Årets kunde innen KOMTEK

EVRY Norge utgav i Mai 2018 en rapport som rundt hvordan det sto til med digitaliseringen i norske kommuner. Rapporten bygget på en spørreundersøkelse gjennomført med rådmenn, kommunalsjefer og IT-sjefer i flere enn 100 norske kommuner. Denne viser at jevnt over er de store norske kommunene langt mer digitalisert enn de små. Men at noen småkommuner jobber godt med digital strategi og digitalisering.

Ringebu kommune er en av de små kommunene som i flere år har hatt et bevisst forhold til digitalisering.

– Vi har tenkt at ved å digitalisere så klarer vi å gi et tjenestetilbud døgnet rundt. Selvbetjente løsninger som MinEiendom og E-torg gjør at innbyggere og næringsliv også kan hente ut og bestille situasjonsplaner, geografiske data utenom åpningstid.
Vi er opptatt av å være tilgjengelige for innbyggerne med den informasjonen vi har, og yte god service, sier Gårderløkken.

Ringebu ble kåret til årets kunde 2018 under KOMTEK dagene i Bergen i november.

– Det er veldig hyggelig! Jeg tror det er fordi vi også er pådriver ovenfor Norkart for å få på plass nye løsninger. Vi gir mange tilbakemeldinger, og gir ofte Norkart noe å tenke på. Vi er både nysgjerrige og utålmodige her i Ringebu, så vi vil gjerne ha optimale tekniske løsninger på plass fort. Og det er hyggelig at det blir satt pris på, sier Gårderløkken.

Selv om Ringebu er en liten kommune tror han at deres behov og tilbakemeldinger også gjelder mange andre kommuner i Norge.

– Vi skal fortsette og bli bedre, og legge til rette for at innbyggerne kan ta løsningene i bruk. Dette er en modningsprosess. Norkart må også utvikle seg videre. Vi kan ikke stoppe nå, sier Jostein Gårderløkken.

Norkart gratulerer Ringebu som årets Kunde innen KOMTEK og gleder oss til å bli utfordret videre av dem i 2019!

Jostein Gårderløkken, teknisk sjef i Ringebu Kommune tar i mot prisen på KOMTEK-dagene 2018

Hva e-Torg har gjort for Gjerdrum Kommune

e-Torg, er en selvbetjent løsning som tilgjengeliggjør geografiske data til innbyggere og næringsliv i kommunen. Dermed kan arkitekter, byggingeniører, eiendomsmeglere, og «Per som skal bygge ny garasje» hente ut de geografiske dataene de trenger med få tastetrykk.

Sparer 100 000 i kostnader på ett produkt

Gjerdrum kommune har regnet på hva de sparer på å gå over til å tilgjengeliggjøre geografiske data gjennom e-Torg. Foreløpig har de gjort beregninger for ett produkt; situasjonskart. Tidligere fikk de 80 henvendelser i året på situasjonskart, og håndterte disse manuelt.

– Inntektene vi har på situasjonskart i dag, er omtrent det samme som det var for da vi håndterte det før, men kostnadene har blitt redusert med over 100 000 kroner i året da våre innbyggere nå kan få tak i de dataene de trenger via e-Torg.

Kalkulasjonen som ligger bak at Gjerdrum sparer over 100 000 i året finner du i denne miniguiden

Bredere tilbud enn før

Men situasjonskart er langt fra det eneste Gjerdrum tilbyr i sitt e-Torg. Her finnes gode kartdata til eiendomsmeglere, arkitekter, ingeniører, og ikke minst til den lokale selvbyggeren i kommunen.

– Vi tilbyr mye flere produkter nå enn vi gjorde før, fordi det finnes så mye mer i e-Torg enn hva vi kunne levere. Her finnes kart, nabolister, arealplaner, analyser av området, sier Berit Adriansen. Hun forteller også videre hvordan de fant frem til hvilke produkter de kunne tilby: – Vi hadde samtaler med Norkart. Vi fortalte om våre behov, og hva vi i dag leverte manuelt og hvilke data vi hadde tilgjengelig, så kom de med forslag basert på erfaringer med lignende kommuner.

Innbyggere og næringsliv i kommunen er også fornøyd med at de får det de trenger umiddelbart. I stedet for å vente på at noen skal utforme produktene, kan de nå få alt de trenger med et par tastetrykk.

Enkelt å implementere og å bruke

Det var Gjerdrum som tok kontakt med Norkart, da de tidligere hadde hatt en digital løsning rettet mot eiendomsmeglere, levert av Norkart. – Da de viste oss e-Torg, forsto vi raskt at dette var noe vi ønsket, forteller Adriansen.

Deretter gikk det raskt til implementering. Gjerdrum fikk bestemme produkter, tilpasse portalen, teste på test-server, og så gikk løsningen live.

– Jeg hadde god kontakt med Norkart de dagene løsningen ble satt i drift og tilrettelagt. Jeg oppdaterte nettsidene våre, slik at vi fikk spredt budskapet. Jeg har hatt tett dialog med konsulent både i implementeringsfase og i driftsfasen. Når jeg har sendt epost med forslag til endringer har jeg fått svar på få minutter.

For å se en steg for steg guide rundt hvordan du kommer i gang – se denne miniguiden

Skjermdump av Gjerdrum Kommunes e-Torg

Ønsker å være i front i forhold digitalisering

Berit Adriansen er meget fornøyd med å kunne være med å bidra til digitalisering i Gjerdrum kommune. I tillegg synes hun at hun selv og resten av hennes avdeling har fått en mer spennende arbeidshverdag.

– Kommunene skal kunne levere bedre tjenester med bruk av færre ressurser fremover. Kravene til oss blir høyere og budsjettene strammere. Da er det viktig at vi finner effektiviserende løsninger av god kvalitet. Jeg er opptatt av at de ansatte skal brukes til fag, til det de har gått tre til fem år på universitet eller høyskole for å lære. Det vil si at de ikke bør bruke tiden på manuelt arbeid og punching som ikke krever tankevirksomhet og egentlig kan automatiseres.

Med innføringen av e-Torg får de ansatte i Gjerdrum Kommune frigjort tid som dem kan bruke på andre oppgaver, og selv om Gjerdrum er en liten kommune, har de ambisjon om å være en ledende kommune innenfor teknologi og digital transformasjon.

– Vi kan bruke mer tid på strategi, som å tenke ut hvilke produkter vi ønsker å tilby videre. Vi ønsker å være en kommune som ser mulighetene i alle de digitale hjelpemidlene der ute. Som ligger i front og kan inspirere andre. Det gir en stor arbeidsbesparelse og kostnadsbesparelse for kommunen, og det gjør at vi har et bedre tilbud til innbyggere og næringsliv, avslutter Adriansen.

Last ned whitepaper og se hvordan din kommune kommer i gang med e-Torg, hva det koster og hvor mye dere kan spare

Hva kan VA Felt gjøre for deg?

VA Felt er et unikt verktøy for nettbrett, som gir deg innsyn i all informasjon om kommunen sitt VA ledningsnett. Kanskje enda viktigere er muligheten det gir til innmåling, endringer og oppdateringer av VA-data når du er ute i felt.

Du sparer både tid og penger når du gjør deg ferdig på stedet, kontra ferdigstilling når du er tilbake på kontoret. Nøyaktigheten på innmåling av VA-data er svært god, fordi VA Felt kan kobles til ekstern GPS. Siden dette også er en løsning med en felles skybasert database, vil andre brukere av VA-basen ha umiddelbar tilgang til dine ferskeste registreringer.

VA Felt gir deg:

  • Kart og VA-informasjon når du trenger det! Ute i felt, på kontoret eller hjemmefra, alltid mot samme database
  • Innmåling av VA data i felt via bluetooth til ekstern GPS fra Blinken (Topcon og Sokkia), Leica og Norgeodesi
  • Raske oppdateringer og deling av informasjon
  • Enkelt brukergrensesnitt og brukervennlig design
  • Tilgang til VA-nettet via internett, for nettbrett (krever android operativsystem)
  • Hurtig navigering og posisjonering via GPS.

Ta kontakt med din kundeansvarlig for nærmere informasjon og tilbud.