Gå til hovedinnhold

Byggesak

Digitalisering av byggesak gjør at byggesaksbehandlere kan bruke sin tid på de sakene som krever deres ekspertise.

TEMAER:

Digitale Byggesøknader

 

  1. Hvordan kommer digitale byggesøknader inn til kommunen?

    DiBK har utviklet plattformen FellestjenesterBygg hvor det er søknadsleverandører i den ene enden og sakleverandører i den andre. FtB bruker Altinn og SvarInn/Ut som mot meldingstjeneste så alt går igjennom der. Når søknaden sendes så dukker den opp i saksystemet. 

    Dersom kommunen har eByggesak vil kommunen motta søknaden rett inn i saksbehandlingssystemet. Hvis ikke vil søknaden mottas som en pdf i kommunens svarinn eller annen mottakskanal hos postmottak.

  2. Hvordan kan kommunen stenge for å motta byggesøknader på e-post?

    Både forvaltningsloven (§ 15a) og eforvaltningsforskriften (§ 3) har bestemmelser som sier at kommunen kan kreve at byggesøknader skal sendes inn via en digital løsning. Dette gjelder både private og profesjonelle. Noen vilkår må imidlertid være oppfylt.
    • Kommunen må legge til rette for at søknaden kan sendes inn digitalt.
      Alle digitale løsninger i markedet i dag, er brukervennlige og tilgjengelige - noe som tilfredsstiller vilkåret om at det må legges til rette.

    • Kommunen må beskrive hvordan de vil ha søknadene inn.
      Når kommunen er tydelig i beskrivelsen på at de fra en gitt dato kun tar i mot byggesøknader som sendes inn via en digital løsning, og ikke i post eller på e-post, er vilkår nr. 2 tilfredsstilt. 

    • Kommunen må henvise til søknadsløsninger som skal brukes. 
      Gjør det enkelt for brukeren å lykkes. List opp digitale søknadsløsninger for profesjonelle - her tilbys flere løsninger og det er viktig at alle løsninger representeres.

      For privatpersoner finnes bare én landsdekkende veileder og søknadsløsning:       eByggesøk. Oslo kommune har en egen løsning, men eByggesøk fungerer også her.

      Vilkårene er også tilfredsstilt når kommunen henviser til Direktoratet for Byggkvalitet sine sider.

      NB! Selv om en søknad kommer inn på post eller e-post, etter at kommunen stenger for å motta på denne måten - så er søknaden like fullt journalverdig og må arkiveres.

  3. Hvor enkelt er det å “jukse” når man sender søknaden digitalt?

    Det vil alltid være mulig å jukse når man sender søknaden digitalt, på lik linje med når søknad sendes via blankett, ettersom hele søknadssystemet er tillitsbasert. 

    Med digitale løsninger har man imidlertid forsøkt å gjøre det litt vanskeligere å gjøre feil med tanke på valideringsregler, og mye veiledning - særlig for privatpersoner. 

  4. Hva menes med at byggesøknadene blir mer komplette når de leveres digitalt? Vi mottar fremdeles mangelfulle søknader. Hvorfor skjer dette?

    Selv om alle søknader går gjennom valideringsreglene til Fellestjenester Bygg, valideres det ikke hva som faktisk står i søknaden eller om tegningene faktisk er riktige. Det vi gjør i våre søknadsløsninger er å veilede brukeren gjennom hele prosessen og sørge for at alle felter er fylt ut før søknaden kan sendes inn til kommunen.

  5. Hvorfor koster det noe å sende inn byggesøknadene digitalt når det er gratis å sende inn søknadene på blankett? 


    Det er det offentlige som er premissgiver for digital byggesøknad, og det private som skal levere ulike løsninger. Vi, som de andre søknadsleverandørene, har ulike kostnader knyttet til utvikling og drift. Dette er årsaken til at det koster å sende inn byggesøknadene digitalt. 

    Flere kommuner subsidierer digital byggesøknad for sine innbyggere, fordi det å motta byggesøknader digitalt er en mindre kostad i det større regnestykket for kommune og innbygger.

  6. Hvordan kan vi som saksbehandlere være trygge på at privatpersoner har klikket riktig i løsningen deres?

    eByggesøk prøver å veilede best mulig gjennom løsningen og stiller flere kontrollspørsmål gjennom søknadsutfyllingen, for å få mest mulig korrekte opplysninger.

  7. Mange av tegningene som kommer inn er ikke gode nok, hvorfor er det slik?


    I eByggesøk ligger det beskrivelser på krav til tegninger, f.eks. målestokk, terrenglinje og gesims- og mønehøyde på fasadetegning. Om disse kravene følges vil ikke tegningene som blir sendt inn være gode nok.

  8. Er det mulig å ta inn spørsmål som angår kommuneplanen i vår kommune direkte i eByggesøk?


    Det er dessverre ikke mulig å tilpasse veiledning eller spørsmål i eByggesøk til konkrete kommuneplaner eller andre planer. Årsaken til dette er at eByggesøk er en generell, landsdekkende veiledning- og søknadsløsning. 

  9. I søknader fra de profesjonelle opplever vi ofte at det søkes om bruksendring i stedet for opprettelse av ny boenhet. Er det for dårlig veiledning i løsningene?


    Når det kommer til veiledning og hjelp i de profesjonelle løsningene, er dette noe som stadig diskuteres. I utgangspunktet skal de profesjonelle aktørene som benytter seg av disse løsningene, kjenne til regelverket og krav til de tiltakene som omsøkes. Samtidig vet vi at en stor andel av de profesjonelle ikke har den kunnskapen eller kompetansen som forventes. Dersom vi skulle gitt samme veiledning og hjelp til profesjonelle, er vi redde for at vi gjør både ansvarlig søker, og kommunen, en bjørnetjeneste ved å la noen som kanskje ikke har kunnskap eller kompetanse til å sende inn søknader, sende inn søknader. Etter å ha diskutert dette med flere kommuner, er tilbakemeldingen at det er bedre at søknadene som sendes inn viser at ansvarlig søker ikke nødvendigvis har riktig kunnskap eller kompetanse, slik at kommunen enten kan føre tilsyn, følge opp aktøren med veiledning eller holde fagseminar for alle ansvarlige søkere i kommunen.

  10. Er det mulig å få tegnet tiltaket i 3D?

    I eByggesøk Proff er det mulig å sende inn BIM etter ByggesaksBIM-spesifikasjonen. BIM er en ganske kompleks og teknisk spesifikasjon og er foreløpig ikke ofte brukt i innsending fra profesjonelle søkere (søkere med ansvarsrett). Vi har inntil videre slått av muligheten for å kunne sende dette i privatløsningen for å ikke gjøre løsningen så kompleks. Når det blir bedre verktøy tilgjengelig, vil dette åpne for nye muligheter og dette er også noe vi jobber med.

  11. Er det mulig for tiltakshaver å legge inn lengde, bredde og høyde på tiltaket rett inn i løsningen?


    Det er mulig å legge til rette for det, men så lenge ikke denne informasjonen kommer digitalt inn til kommunen per i dag, har vi avventet med å lage denne funksjonen. 

  12. Får søker digitalisert inn direkte i det digitale kartet- tiltaket som skal omsøkes?


    Foreløpig brukes opptegningen i kartet for det meste for å gjøre analyser på avstander, men i noen kommuner har vi gjort det mulig å lage en situasjonsplan ut ifra opptegningen. I FellestjenesterBygg finnes det i dag ikke muligheter for å sende digitale geometrier med i søknaden. Men her ser vi at det kunne gitt en stor verdi å ha tiltaket digitalt hele veien og jobber med løsninger rundt dette.

  13. Vi skal sende inn egne sjekkliste-punkter til DiBK, vil ikke søkere som bruker eByggesøk få opp spørsmålene knyttet til disse da?


    Sjekklistene i FellestjenesterBygg er tilgjengelige i byggesaksystemene, men det er ikke datafelter for å svare opp sjekklistepunktene i søknadstjenestene. Dermed får vi ikke sendt inn disse. Vi vil på sikt se på muligheter for å kunne veilede søker bedre med sjekklistene.

  14. Hvor kan man finne pris for innsending av søknad via eByggesøk?


    Svar: Her er prisoversikten til eByggesøk: https://www.ebyggesok.no/artikkel/pris

  15. I Acos har kommunen under tekniske spesifikasjoner mulighet til å legge inn gesimshøyde og mønehøyde. Disse ville vært bra å få inn digital byggesøknad - hvorfor mangler dette?


    Det er ikke egne felter i FellestjenesteBygg-skjemaet for gesims- og mønehøyde, Det er DiBK som er ansvarlig for disse skjemaene og de som eventuelt må legge disse til standarden. Det er ikke mulig å for oss å sende inn høyde eller andre mål når det ikke er datafelt for dette. Det samme gjelder BYA, BRA og BTA.

  16. Det virker som om det kun er BYA som blir registrert, og ofte blir ikke BRA og BTA opplyst om i søknader - særlig de som søker uten ansvarsrett. Hvorfor er det slik?


    I FellestjenesteBygg velges det hvilken metode for arealberegning som brukes og vi må velge en av disse.

  17. Når digitale søknader kommer inn får ikke saksbehandleren oversikt over de punktene som søker har hoppet over. Hvorfor er det slik? 


    I eByggesøk er alle relevante punkter være obligatoriske. Dermed får ikke søker sendt inn uten å ha fylt ut disse. I FellestjenesteBygg skjer det også en validering av alle felter etter DiBK sine regler, som skal hindre at ukomplette søknader sendes til kommunen.

  18. Må nabo som mottar varsel logge inn med BankID for å gi merknad eller samtykke?


    Som nabo får du digitalt nabovarsel i innboksen i Altinn og gir merknad eller samtykke derfra. BankID er en av flere måter å logge på Altinn.

Gevinster for kommunen

 

  1. Hva er gevinstene med digitale byggesøknader?


    ​​- Digitale byggesøknader forenkler registrering og mottakskontroll hos kommunen, og har oftest færre mangler. Det gjør at saksbehandlingen går raskere.

    - Søkerne vil oppleve raskere behandling av sine søknader i kommunen. Færre søknader med mangler gjør også at de slipper å motta mangelbrev som forsinker behandlingen. Da slipper de gebyrer for søknader som ikke er riktig utfylt.

  2. Hvor er de “lavthengende fruktene” som det blir snakket om i ulike webinarer?

    Veiledningen i søknadsprosessen før innsending forenkler registrering og mottakskontroll raskere saksbehandling.

  3. Gevinstene i vår kommune har uteblitt, hva gjør vi galt?

    Det er vanskelig å svare på hva, og om, kommunen gjør noe galt. Dersom kommunen har tatt i bruk eByggesak, og søknadene kommer inn digitalt rett i saksbehandlingssystemet, skal kommunen i all hovedsak oppleve gevinster ved at flere søknader er komplette, og at det er enklere å følge opp mangler rett fra sakssystemet.

    Når private og profesjonelle benytter seg av digitale løsninger, har vi også fått tilbakemelding fra kommunene om at de sparer tid på veiledning, og at veiledningen de nå gir er mer konkret og knyttet til det aktuelle tiltaket. 

    Den viktigste gevinsten når søknadene kommer inn digitalt, slik som situasjonen er i dag med hele økosystemet for plan- og byggesak, er at kommunen sitter med mer data og erfaring rundt hvordan sakssystemet fungerer, og hvordan søknadene som kommer inn ser ut. Når flere og flere kommuner sitter på denne erfaringen, og er flinke til å dele dette med de ulike leverandørene, KS og DiBK, vil det igjen kunne gjøre at økosystemet, sakssystem og søknadssystem blir bedre, og gevinstene på sikt blir tydeligere.

  4. Noen kommuner har avtale med Norkart slik at innbyggerne kan sende inn byggesøknaden gratis med eByggesøk: Er det mange kommuner? Ser dere at det kommer inn relativt flere søknader gjennom eByggesøk i disse kommunene?


    Ja, vi ser det kommer flere søknader digitalt der dette er gratis eller har redusert pris.

Meld deg på
vårt nyhetsbrev!

 

 
man, workspace, work, laptop, computer, armchair, home