Kartlegging digitale utfordringer

Hva er de største utfordringene for å lykkes med digital omstilling i teknisk sektor? 

For det første er det viktig å se helheten i digital transformasjon, det handler ikke bare om teknologi. De store gevinstene vil oppstå i skjæringspunktet mellom mennesker, organisasjon og teknologi. – Ikke hver for seg.

Digitalisering handler 20% om teknologi og 80% om organisasjonsutvikling.

Workshopen består av tre deler:
1. Kartlegging av utfordringer på teknisk i kommunene (løsningsorientert gruppearbeid)
2. Løsningsforslag som danner grunnlag for «prosjektoversikt» med antatte gevinster og prioritering (drøfting i grupper)
3. Hvilke prosjekter kan gi god gevinst for innbyggere? (utarbeiding av handlingsplan) og nasjonale prosjekter på byggesak med fokus på datakvalitet

1. Kartlegg nå-situasjonen
Å definere «hvor vi står i dag» gjør at vi bedre forstår både utfordringsbildet og mulighetsrommet. Videre kan kartleggingen bidra til dialog, felles forståelse av dagens situasjon og forankring av behovet for endring.

Føringer i kommuneplan, budsjetter og strategier vil danne grunnlag for hvordan digitalisering igangsettes og er viktig å kartlegge. En kartlegging kan ellers bestå av:

• Hvilke fortrinn og utfordringer har vi knyttet til kompetanse?
• Hva er vår «digitale grunnmur» (registre og kvalitet på disse)?
• Hvordan skal vi skaffe tid og ressurser til å gjennomføre nødvendige endringer?
• Hvilke tjenester/prosesser kan forbedres og hvordan?
• Er det aktuelt å samarbeide med andre (nabokommuner/leverandører osv.)?

D – prosjekter som ikke igangsettes

Dette er i praksis «prosjekttrakta» – en oversikt over alle aktuelle prosjekter med antatt gevinst og grunnlag for prioriteringer.

2.-3. Gevinstrealisering, plukke ut prosjekter

Gevinstrealisering handler om å jobbe frem prioriterte, gjennomførbare tiltak som sikrer realiserbar gevinst. Uansett ambisjonsnivå kan det være lurt å starte enkelt og smart:

• Hva har andre gjort og hvor antar vi at de største gevinstene kan realiseres?
• Utfører vi arbeid som kan automatiseres?
• Kan vi bruke fellesløsninger og/eller hyllevare der det finnes for å sikre gevinster?

Resultat er en handlingsplan for prosjektene med størst gevinst-potensial. Workshop-delen jobbes etter «problem/løsning» metode med ulike problemer som i neste steg ble forsøkt løst. Deltakerne er selv aktive med å prioritere hvilke temaer som fokuseres på.

Hva vil du oppnå?

• Motivere deltakere til å bidra aktiv i en digital omstilling, samt skape en forståelse av hva det innebærer.
• Jobbe frem prioriterte, gjennomførbare tiltak som sikrer realiserbar gevinst.
• Bidra til å bryte ned siloer mellom fag og avdelinger som er avhengig av å samarbeide for å forbedre en tjeneste.
• Bruke metoder som involverer deltakere demokratisk, og som kommunen selv enkelt kan ta i bruk selv videre i prosessen.
• Bidra med ledelse som fag – i en omstillingsfase er det spesielt viktig med gode ledelsesverktøy.
• Praktisk tilnærming til både metoder og krav til resultat – vi tør å gjøre det enkelt.

Program og arbeidsform på kurset
Norkart har utarbeidet workshopen som består av interaktive foredrag og praktiske gruppeøvelser.

Læringspunkter

• Hvor ligger største utfordringer med digitalisering av byggesaksbehandling
• Hvordan kan vi løse største utfordringer med konkrete tiltak
• Hva er beste prioritering av prosjekter/tiltak med hensyn til lett realiserbare gevinster
• Hvordan kan digitalisering bidra til for bedre tjenester mot innbygger og mer effektiv saksbehandling

Hvem bør delta?
Avdelingsledere, fagledere og medarbeidere (minimalt saksbehandlere byggesak, naturforvaltning, plan og geodata), kommunalsjef, digitaliseringsleder/-rådgiver.
Workshopen kan gjennomføres med deltagere kun fra din kommune eller regionalt. Ta gjerne kontakt med oss dersom du er interessert i workshopen.

Hvem er vi?
Våre rådgivere