Enklere hverdag for saksbehandler med digitale løsninger



Et nyoppusset Servicetorg i Larvik kommune med avdelingsleder Lise Ødegaard og spesialkonsulent Jan Henrik Seemann. (Foto: Østlandsposten v/Kjersti Bache)


I Larvik kommune har de rigget seg til for å få innbyggerne til å bruke digitale skjemaer og byggesøknadsløsninger. – Målet for kommunen er færre søknader med feil og mangler, og ha gode digitale veivisere som hjelper til med å avklare spørsmål om søknadene, sier Odd Arne Bakke-Ludviksen, prosjektleder i Larvik kommune.

Han forteller at de fokuserer på klarspråk, og det å bygge nettsidene slik at de retter seg mot privatpersoner, og at det er enkelt å orientere seg. Sidene inneholder generell veiledning og lenker som viser til digitale veiledere og søknadsløsninger.

– Norkart er den eneste leverandøren av digitale byggesøknadsløsninger rettet mot privatpersoner, og for å nå innbyggerne spisser vi kommunikasjonen vår mot folk som ikke er kjent med søknadsprosessene og digitale skjemaløsninger som eByggesøk. Med digitale veiledere kan privatpersoner sjekke om de må søke på sitt byggeprosjekt, om man kan søke selv eller må få hjelp av en ansvarlig søker som arkitekt, entreprenør eller rådgivende ingeniør til å søke for seg, sier, Bakke-Ludviksen.

Her kan du se Larvik kommune sin kampanje om eByggesøk



Prosjektleder Odd Arne Bakke-Ludviksen forteller at Larvik kommune har rigget seg til for å få innbyggerne til å bruke digitale skjemaer og byggesøknadsløsninger. – Målet for kommunen er færre søknader med feil og mangler, og ha gode digitale veivisere som hjelper til med å avklare spørsmål om søknadene, sier han.

God intern kunnskap

 Smart tilrettelegging på egne nettsider, men også markedsføring av selvbetjeningsløsningene i sosiale medier har vært viktige kanaler for å nå innbyggere og hytteeiere i Larvik.

– Vi ser jo at det kommer inn henvendelser til Servicetorget hele tiden, også på ettermiddagen når Servicetorget er stengt. Det er viktig for oss å tilby tjenester etter stengetid også, og derfor har vi prøvd å forenkle kommunikasjonen, og gjøre folk oppmerksomme på hvordan de kan komme seg videre på egenhånd. Her har vi valgt å fokusere på mulighetene i eByggesøk og kommunekart. Det har også vært viktig å inkludere Servicetorget, og gi opplæring i bruk av løsningene, og oppfordre til å henvise innbyggere til digitale skjemaer og løsninger, sier han.

Digital sjekkliste for byggesak

Larvik kommune har også tatt i bruk eByggesak fra Acos, som er et fagsystem for byggesaksbehandlere. Sjekklister og arbeidsflyter for saksbehandling bidrar til standardisering av arbeidsprosesser og saksbehandling. I senere versjoner håper vi at denne standardiseringen kan hjelpe oss med automatisk sjekk og saksbehandling av søknader fra eByggesøk.

Fagansvarlig for byggesak i Norkart, Linn-Ida Ellingsen, forteller at når eByggesøk benyttes sparer kommunen tid og ressurser ved at søknaden enklere kan arkiveres, og på sikt kan gå rett til saksbehandler uten å være innom kommunens arkivavdeling. Søknader utarbeidet med eByggesøk er validert av nasjonale sjekklister, og inneholder derfor færre feil og mangler enn søknader som kommer via tradisjonelle skjema.

Les mer om Nasjonale sjekklister for byggesak her.

– Med eByggesøk får tiltakshaver konkret veiledning for det han eller hun ønsker å søke om. Når søknaden sendes til kommunen, valideres den i Fellestjenester Bygg for å påse at søknaden inneholder det som kreves for det aktuelle tiltaket. Det vil si at søknaden på en måte allerede er forhåndsvalidert av Fellestjenester Bygg, slik at kommunen slipper å bruke tid på å manuelt gå gjennom informasjon som kan gjennomgås automatisk, sier Ellingsen.

Informasjonen fra eByggesøk legges rett inn i eByggesak slik at saksbehandler slipper å registrere eksisterende opplysninger fra søknaden manuelt. Opplysninger fra eByggesaken kan også gjenbrukes for å tegne tiltak, registrere vedtak i matrikkelen og rapportere til KOSTRA.
– Gevinsten for oss i kommunen er å få unna rutinearbeid som arkivering og mottakskontroll. Ved at eByggesøk sjekker om det er feil og mangler før innsending, gjør at komplette søknader raskere kan vurderes og godtas av saksbehandler. Slik får vi en mer effektiv og enklere hverdag for en byggesaksbehandling. Til syvende og sist er det søker som vinner på dette fordi du får raskere, og mer lik behandling, avslutter prosjektlederen i Larvik kommune.

 



(Oppdatert 01.03.22)