Årets kunde innen KOMTEK deler erfaringer

Ringebu Kommune i Gudbrandsdalen har 4500 fastboende innbyggere, og 4500 hytter, slik at de i perioder er opp mot 20 000 innbyggere.

«Raus, solid og spenstig» er kommunens verdier, «der det er lov å lykkes» er slagordet for kommunen.

– Det er lov å lykkes, og lov å mislykkes, men du skal prøve. Du skal hele tiden strebe etter nye og enklere måter å gjøre ting på. Det er filosofien her i kommunen, sier teknisk sjef i Ringebu Kommune Jostein Gårderløkken.

Med denne filosofien i bunnen startet de i 2012 på et forenklingsprosjekt.

– Målet var å kunne gi bedre service til innbyggerne gjennom å jobbe enklere. Det første vi så på var å rydde opp i systemene våre. Vi ønsket å ha et system for kart, vann- og avløpsledninger, samt et helhetlig avgiftsregister, ikke flere ulike. Norkart ble valgt med Gisline som kartsystem og KOMTEK som avgiftssystem sier Gårderløkken.

– I forsystemet til KOMTEK fra Norkart har vi samlet alle gebyrer fra de ulike områdene i kommunen. Dermed har vi mer effektiv fakturering med færre feil, forklarer Gårderløkken.

Sparer en million kroner og yter bedre service

Ringebu bruker MinEiendom for effektiv dialog med innbygger. Der kan innbygger selv gå inn og se registrerte opplysninger om eiendommen. De kan se hva de må betale i eiendomsskatt, og offentlige avgifter, og dataene som ligger til grunn for beregningene.

– Vi ser at fordi innbyggere og næringsliv kan slå opp og finne opplysningene selv, har vi redusert antall henvendelser til kommunen med 30 prosent. I sum forventer vi at dette vil utgjøre ca 1 million i årlig gevinstuttak ved at det frigjøres mer tid til tjenesteproduksjon, forklarer Gårderløkken.

Det at det er færre henvendelser skal ikke bety dårligere service, heller tvert imot.

– For innbyggerne er det et nødvendig «onde» å måtte komme på kommunehuset eller ringe i sin egen arbeidstid for å få hjelp til private gjøremål. Enkle digitale løsninger gjør at alle våre kunder skal kunne utføre en rekke oppgaver når det passer dem, ikke i vår begrensa åpningstid. Dette gjør oss samtidig i stand til å håndtere de sakene som trenger individuell behandling på en bedre måte enn i dag, sier Gårderløkken.

Hva slags informasjon kan de hente ut i MinEiendom?

Når du går på hjemmesiden til Ringebu kommune finner du MinEiendom inne på Min side. Der kan jeg se at biologisk avfall vil hentes i morgen, mens vanlig søppel tømmes fredag. Jeg kan se når septiktanken min ble tømt sist, og når den tømmes neste gang og jeg kan se når feier kommer. All informasjon som er tilgjengelig fra kommunen vedrørende min bolig, forklarer Gårderløkken.

Mer effektivt feltarbeid

Noen andre som er glade for å ha nødvendig informasjon tilgjengelig på mobil og nettbrett, er de som jobber ute i felt, de som jobber med renovasjon, septik, vann og avløp eller feiing.

– For Vann og avløp har vi VA Felt og FDV system. De som jobber ute i felt kan slå opp informasjon og historikk, gjøre en operasjon for eksempel på et renseanlegg, og notere direkte på mobilen. Dette både effektiviserer og reduserer feilkilder, forklarer Gårderløkken.

Ved å ha all historikk tilgjengelig kan lettere oppdage gjentakende problemer.

– Dersom ulike personer har rettet samme feil flere ganger, får vi et varsel om det, og kan planlegge en større utbedring, forklarer Gårderløkken.

De som jobber med renovasjon, og er ute og tømmer avfall, kan notere avvik på stedet dersom en avfallsbeholder er ødelagt, søppelet er feilsortert osv. Dersom kunden så går inn i MinEiendom kan de se hvorfor avfallet eventuelt ikke er hentet som planlagt. De kan også melde inn avvik selv, og ha digital dialog med kommunen.

På samme måte kan en feier også notere avvik ved et besøk. Innbyggeren kan se rapporten i MinEiendom og se hvordan de kan rette opp i problemet.

Intern endringsprosess

Det å sette i gang og gjennomføre et vellykket digitaliseringsprosjekt krever mer enn et fint slagord og riktige systemer.

– Det handler mye om ledelse, det å ha en bevisst strategi, gi de ansatte tillit til å utforske og gi rom for å prøve og feile. For i endringsprosesser er det ikke slik at alle skritt er gått opp før og har en bruksanvisning, sier Gårderløkken.

Må man belage seg på å møte motstand?

– Mennesker er i utgangspunktet skeptisk til endring, og det må man ta hensyn til. Men det handler mye om å involvere de ansatte og gi de tillit, strukturere prosessene, gi god informasjon, og være tydelig på oppgaver og roller, sier Gårderløkken og fortsetter.

– Vi tror at hvis medarbeiderne forstår hvorfor endringene er påkrevet, så vil de være med å utvikle og forbedre tjenestetilbudet.

Ringebu jobber i dag mye med å måle effektene, og knytte disse opp mot kommunens overordnede mål.

– Dette er en kontinuerlig prosess, og vi er ikke ferdige. Men vi har med oss de ansatte, og det er helt avgjørende for oss, sier Gårderløkken.

Årets kunde innen KOMTEK

EVRY Norge utgav i Mai 2018 en rapport som rundt hvordan det sto til med digitaliseringen i norske kommuner. Rapporten bygget på en spørreundersøkelse gjennomført med rådmenn, kommunalsjefer og IT-sjefer i flere enn 100 norske kommuner. Denne viser at jevnt over er de store norske kommunene langt mer digitalisert enn de små. Men at noen småkommuner jobber godt med digital strategi og digitalisering.

Ringebu kommune er en av de små kommunene som i flere år har hatt et bevisst forhold til digitalisering.

– Vi har tenkt at ved å digitalisere så klarer vi å gi et tjenestetilbud døgnet rundt. Selvbetjente løsninger som MinEiendom og E-torg gjør at innbyggere og næringsliv også kan hente ut og bestille situasjonsplaner, geografiske data utenom åpningstid.
Vi er opptatt av å være tilgjengelige for innbyggerne med den informasjonen vi har, og yte god service, sier Gårderløkken.

Ringebu ble kåret til årets kunde 2018 under KOMTEK dagene i Bergen i november.

– Det er veldig hyggelig! Jeg tror det er fordi vi også er pådriver ovenfor Norkart for å få på plass nye løsninger. Vi gir mange tilbakemeldinger, og gir ofte Norkart noe å tenke på. Vi er både nysgjerrige og utålmodige her i Ringebu, så vi vil gjerne ha optimale tekniske løsninger på plass fort. Og det er hyggelig at det blir satt pris på, sier Gårderløkken.

Selv om Ringebu er en liten kommune tror han at deres behov og tilbakemeldinger også gjelder mange andre kommuner i Norge.

– Vi skal fortsette og bli bedre, og legge til rette for at innbyggerne kan ta løsningene i bruk. Dette er en modningsprosess. Norkart må også utvikle seg videre. Vi kan ikke stoppe nå, sier Jostein Gårderløkken.

Norkart gratulerer Ringebu som årets Kunde innen KOMTEK og gleder oss til å bli utfordret videre av dem i 2019!

Jostein Gårderløkken, teknisk sjef i Ringebu Kommune tar i mot prisen på KOMTEK-dagene 2018
0 replies

Legg igjen et svar

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *