Gode effektiviseringstips

Digitalisering, automatisering og effektivisering er ord som vi omgir oss med i hverdagen – uten at mange har et bevisst forhold til hva dette betyr i praksis. I vårt digitaliseringsprosjekt «den digitale kommune 2019» jobber vi sammen med 6 samarbeidskommuner for å utvikle gode løsninger innenfor områdene byggesak og vann- og avløp. Det har vært stor interesse fra kommunale ledere om å komme i gang med systematisk og målrettet digitaliseringsarbeid – som har medført at vi nå tilbyr et digitaliseringsprogram. Erfaringene fra dette arbeidet viser at det er mye å hente i å se på hvordan arbeidsprosessene kjøres, kvaliteten i kommunene data, innføring av selvbetjeningsløsninger, gode analyser – er blant mange erfaringer vi har gjort.

Et godt eksempel er en kommune som fikk inn over 1 million i ekstra eiendomsskatt da de gjennomførte datavask – hvor alle bygningsnummer ble gjennomgått og fiktive bygningsnummer ble byttet ut med reelle fra matrikkelen. Rett avgiftsgrunnlag er viktig for å få å unngå at innbyggere og næringsliv betaler feil skatter og avgifter, og i tillegg gir fiktive bygningsnummer feil og trøbbel inn mot offentlige registre.

Så var det dette med gratispassasjerer. – Og i Norge i dag er vår påstand at det fortsatt finnes mange som ikke betaler for alle de kommunale tjenestene de benytter. Et typisk eksempel er renovasjonsgebyrer – og antall boenheter i en bygning, hvor utleie skjer. Har man boenhet som leies ut, skal ekstra renovasjonsgebyr betales. Gratispassasjerer kan vi finne ved å utføre enkle analyser.

God datakvalitet er en forutsetning for digital transformasjon – og med analyser og datavask er kommunen godt i gang. Dette er tjenester Norkart tilbyr – og datavask på kunderegister, renovasjon, feiing og eiendomsskatt er blant områdene som er etterspurte. Fokus på datakvalitet gjør også at mange ønsker bistand innenfor datafangst. Dette kan gjøres innenfor alle kommunaltekniske områder, og vil heve kvaliteten på kommunens data. Hverdagseksempler fra datafangst, datavask og analyse er mange – og til sammen blir det store beløp som kommunen ikke får inn i rette skatter og avgifter. Har en innbygger flere renovasjonsdunker men ikke betaler renovasjonsavgift, eller har pipe på huset uten å betale for feiing – så blir avgiftsgrunnlaget feil.

Summen av å utføre datafangst og datavask – gjør at kvaliteten på dataregisteret i kommunen blir bedre.  

Hverdagene er ofte hektiske – men for at effektivisering skal kunne gjøres enkelt – tilbyr vi «oppfølgingsdager». Her tar vi dere igjennom forbedringsmuligheter i måten arbeidet utføres på, utnyttelse av verktøy, kunderegistering, hvordan gjøre mest mulig digitalt og papirløst, klare arbeidsrutiner – hvem gjør hva» osv. Tilbakemeldingene fra kommuner som har gjennomført oppfølgingsdager har vært at de har lært mye, fått en bevisstgjøring på arbeidsprosesser – og mest av alt; man ser at dette er tidsbesparende og gjør arbeidshverdagen enklere. Man finner ut hvor skoen trykker.

Norkart leverer i større og større grad langt mer enn programvare – og vi vil gjerne ta en prat for å høre hva vi kan gjøre for å bistå med, da mulighetene er mange.